Lohnabrechnungen¶

Übersicht¶

Die Funktion Lohnabrechnungen von 2getHR ermöglicht es sowohl Mitarbeitenden als auch Firmenadministratoren, Gehaltsdokumente sicher und strukturiert abzurufen, zu verteilen und zu verwalten. Mitarbeitende können ihre persönlichen Lohnabrechnungen einsehen und herunterladen, während Administratoren Lohnabrechnungen für das gesamte Unternehmen hochladen, zuweisen oder importieren können. Diese Funktion bietet volle Transparenz über Perioden, Mitarbeitende und Quellsysteme (einschliesslich bexio-Integration, falls aktiviert).

Öffne für deine Abrechnungen Dokumente > Meine Lohnabrechnungen und für die Firmenverwaltung Dokumente > Lohnabrechnungen Management. Mitarbeitende sehen ihre persönliche Lohnabrechnungsliste, während Administratoren Zugriff auf firmenweite Verwaltung, Import- und Upload-Optionen haben.

Die Hauptseite zeigt die Filtersteuerungen, die Periodenauswahl und die Lohnabrechnungsliste mit allen verfügbaren Lohnabrechnungen, gefiltert nach Jahr oder Mitarbeitenden (für Administratoren).

Für beide Ansichten benötigst du Zugriff auf das Modul Lohnabrechnungen. Bei aktivierter Zugriffskontrolle (IAM) bestimmen die effektiven Berechtigungen, ob das Modul für dich verfügbar ist. Die Management-Ansicht im Web bleibt Administratoren vorbehalten; eine IAM-Erlaubnis ersetzt diese Rollenanforderung nicht.

Management-Ansicht (Firmenlohnabrechnungen)¶

Zugänglich für: Admin

Die Management-Oberfläche wird als Registerkarten-Layout mit zwei Hauptbereichen dargestellt:

Registerkarte Übersicht – die zentrale, paginierte Kartenliste zur Verwaltung aller hochgeladenen Lohnabrechnungen. Administratoren können hier Lohnabrechnungen hinzufügen, importieren oder löschen.
Registerkarte bexio – nur sichtbar, wenn der Import aus bexio Lohnbuchhaltung aktiviert ist. Diese Registerkarte zeigt den Status von bexio-Importereignissen und ermöglicht bei Bedarf deren erneute Ausführung.

Registerkarte Übersicht¶

Zeigt alle Lohnabrechnungen für das ausgewählte Jahr und den Monat als Karten an. Jede Karte enthält folgende Angaben:

Mitarbeiter/in: Vollständiger Name oder ID der Person.
Jahr: Das Lohnabrechnungsjahr.
Monat: Der Lohnabrechnungsmonat; Jährlich kennzeichnet eine Jahresabrechnung.
Name: Name des hochgeladenen Dokuments und Download-Link.
Bemerkung: Optionale Anmerkungen zum Stapel.
Lohnabrechnung löschen: Entfernt nach einer Bestätigung eine einzelne Lohnabrechnung.

Filter:

Jahr: Beschränke die Liste auf ein bestimmtes Jahr.
Monat: Zeige Lohnabrechnungen für einen einzelnen Monat, oder Jährlich.
Mitarbeiter/in: Filtere Lohnabrechnungen nach Mitarbeitenden.

Aktionen:

Lohnabrechnung hinzufügen: Öffnet die Seite zum Hochladen und Zuweisen neuer PDF-Lohnabrechnungen.
Lohnabrechnungen importieren: Öffnet die Importseite für bexio Lohnbuchhaltung, sofern der Import aktiviert ist.
Lohnabrechnung löschen: Entfernt nach einer Bestätigung eine ausgewählte Lohnabrechnung aus der Firmenliste.

Firmenlohnabrechnungen nach Jahr, Monat und Mitarbeiter filtern

Lohnabrechnungs-Upload und -Zuweisung¶

Ausgelöst durch die Schaltfläche Lohnabrechnung hinzufügen, ermöglicht diese Seite den Massenupload von Lohnabrechnungsdateien und deren Zuweisung an Mitarbeitende.

Wähle Jahr, Monat und optional eine Bemerkung, lade PDF-Dateien hoch und weise jede Datei einer mitarbeitenden Person zu. Nur PDF-Dateien können hochgeladen werden. Das System warnt, wenn dieselbe Person mehrfach zugewiesen wird oder bereits eine Lohnabrechnung für die ausgewählte Periode hat.

Hochgeladene Dateien bleiben bis zum Fertigstellen als Entwürfe erhalten. Entwürfe aus einer früheren Upload-Sitzung kannst du fertigstellen, einzeln löschen oder vollständig löschen, bevor du neue Dateien erstellst. Verlasse oder aktualisiere die Seite nicht während des Uploads.

Nach erfolgreichem Fertigstellen werden die Lohnabrechnungen an die zugewiesenen Mitarbeitenden verteilt.

PDF-Lohnabrechnung Marvin Müller zuweisen

Registerkarte bexio¶

Falls der Import aus bexio aktiviert ist, zeigt diese Registerkarte die Importereignisse aus der bexio Lohnbuchhaltung. Filtere nach Jahr, Monat und Mitarbeitenden, prüfe Importstatus, Erstellungs- und Verarbeitungszeitpunkt und öffne bei Bedarf die Protokolle. Ausgewählte erneut ausführbare Ereignisse können erneut ausgeführt werden.

Mitarbeiteransicht (Meine Lohnabrechnungen)¶

Zugänglich für: Mitarbeitende (selbst)

Diese Seite zeigt alle dem angemeldeten Mitarbeitenden zugewiesenen Lohnabrechnungen in einem übersichtlichen, paginierten Kartenlayout. Jede Lohnabrechnungskarte zeigt den entsprechenden Monat, das Jahr, den Namen und die Bemerkung (falls vorhanden).

Filteroptionen:

Jahr: Schränke die Liste auf ein bestimmtes Geschäfts- oder Kalenderjahr ein.

Verfügbare Aktionen pro Eintrag:

Aufklappen: Zeige zusätzliche Details wie Bemerkungen an.
Herunterladen: Lade das ausgewählte Dokument sicher herunter. Weitere Klicks werden während des aktiven Downloads blockiert, um Duplikate zu vermeiden.

Lohnabrechnungen werden automatisch nach Monat in absteigender Reihenfolge sortiert, wobei die neuesten Einträge zuerst angezeigt werden. Jahresabrechnungen (Monat = 0) erscheinen deutlich am Anfang der Jahresgruppe.

Meine Lohnabrechnungen: persönliche Liste mit Jahr und PDF-Download

Häufige Aufgaben¶

Meine Lohnabrechnungen ansehen (Mitarbeitende)¶

Öffne Dokumente > Meine Lohnabrechnungen.
Die Standardansicht zeigt deine Lohnabrechnungen für das aktuelle Jahr.
Verwende den Jahr-Filter oben, um die Lohnabrechnungen eines anderen Jahres anzuzeigen.
Klicke auf den Dokumentnamen oder das Symbol Herunterladen neben der Lohnabrechnung, um die PDF-Kopie zu erhalten.

Lohnabrechnungen hochladen (Admin)¶

Öffne Dokumente > Lohnabrechnungen Management.
Klicke in der Registerkarte Übersicht auf Lohnabrechnung hinzufügen.
Fülle Jahr, Monat und optional die Bemerkung aus.
Klicke auf PDF-Datei wählen und lade jede PDF-Datei hoch.
Weise jede Datei über die Dropdown-Liste einer Mitarbeiter/in zu.
Klicke auf Fertigstellen, um die Lohnabrechnungen zu verteilen.

Import aus bexio (Admin)¶

Öffne Dokumente > Lohnabrechnungen Management und klicke auf Lohnabrechnungen importieren.
Wähle Jahr und Monat aus.
Wähle die gewünschten bexio-Einträge aus; Einträge mit bereits vorhandener Lohnabrechnung sind nicht auswählbar.
Bestätige den Import. Lohnabrechnungen erscheinen nach Abschluss in der Registerkarte Übersicht.

Tipps und Fehlerbehebung¶

Fehlende Lohnabrechnungen: Prüfe, ob das richtige Jahr im Filter ausgewählt ist. Mitarbeitende können keine Lohnabrechnungen anderer Personen einsehen.
Dateiupload schlägt fehl: Stelle sicher, dass das Dokument ein gültiges PDF ist und jede hochgeladene Datei einer mitarbeitenden Person zugewiesen ist.
Duplikatwarnungen: Das System warnt, wenn eine Person im selben Monat mehrfach zugewiesen ist oder bereits eine Lohnabrechnung für diese Periode hat. Prüfe die Zuordnung vor dem Fertigstellen.
Langsamer Download: Grosse PDF-Dateien können mehrere Sekunden dauern. Weitere Klicks sind blockiert, bis die Datei vollständig übermittelt wurde.
Integration nicht sichtbar: Falls du die Registerkarte bexio oder die Aktion Lohnabrechnungen importieren nicht siehst, überprüfe, ob der Import aus bexio Lohnbuchhaltung in den Firmeneinstellungen aktiviert ist.

Feature-übergreifende Verbindungen¶

Diese Funktion ist direkt mit dem bexio-Integrationsmodul verbunden. Für Unternehmen, die bexio Lohnbuchhaltung verwenden, vereinfacht der Importweg die monatliche Gehaltsverteilung. Die Registerkarte bexio zeigt den Status der Importereignisse und ermöglicht bei Bedarf die erneute Ausführung.